Practica la inteligencia operacional de forma cotidiana. Cada día monitorizamos más datos y nuestros servidores absorben mayores cantidades de información. Es por ello que el Big Data es uno de los conceptos que más crecimiento está teniendo entre 2013 y 2014, con previsiones de seguir en clara tendencia alcista dado el factor clave en nuestro día a día de la correcta gestión e integración de la información.
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La inteligencia operacional nos permite monitorizar toda esa información en un mismo dashboard o interfaz, de forma visible y en tiempo real.
El día a día empresarial requiere del análisis pasado y de su correlación con los datos presentes.
El ritmo laboral y competitivo en le que nos vemos inmersos de forma cotidiana propicia que el ayer ya sea pasado y que sólo lo que esté sucediendo ahora sea considerado como presente, cualquier dato que no sea tratado a tiempo real no puede considerarse puramente «actual».
Este es el aspecto clave que explota y potencia la inteligencia operacional. Este sistema de análisis permite visualizar en real-time cualquier información procesable para nuestra empresa.
Por poner una analogía cotidiana, el aumento en eficiencia en la toma de decisiones y el control empresarial es comparable al cambio de trabajar con una o dos pantallas simultáneamente. Imaginemos que debemos volcar unos datos de la intranet a un Excel para hacer un informe posteriormente. Con un solo monitor tendremos que ir cambiando de pestañas constantemente, y si nuestra intranet tiene diferentes niveles de acceso o debemos cruzar información de diferentes cuentas, habrá una ineficiencia asociada al constante cambio de usuarios y gestión de permisos. Sin embargo, trabajando con dos monitores podríamos consultar en una pantalla los datos y en la otra redactar fácilmente el informe o volcar la información necesaria sin necesidad de estar cambiando de pestañas, con la consecuente pérdida de tiempo.
Este es solo un ejemplo simple que permite hacernos una idea del valor que nos aportaría la inteligencia operacional si lo aplicamos al proceso de toma de decisiones y el control de riesgos o ineficiencias de negocio. Con un simple dashboard seremos capaces de monitorizar aquello que nos preocupa, o aquellos puntos de fuga en los que nuestro negocio tiene una «hemorragia» de eficiencia, pudiendo establecer sistemas de alertas o notificaciones para diferentes rangos.
¿Dónde están mis necesidades de información?
Podemos, por ejemplo, monitorizar cómo vamos en cualquier momento al respecto de las KPI’s –los indicadores claves de rendimiento, todas las empresas habrían de definir cuáles son esos indicadores vitales que no han de descuidar- que marcan los objetivos periódicos y a corto plazo de nuestro cuadro de mando integral (o cualquier otro cuadro de mando independiente en cada área de trabajo).
Con ello identificamos rápidamente evoluciones o tendencias en tiempo real y lo mejor de todo, podemos anticiparnos a los errores antes de que sean determinantes. La posibilidad de hacer un cruce de datos históricos con datos presentes es una solución muy potente que a buen seguro nos dará claros indicios de cómo reorientar la estrategia empresarial en caso de que el rumbo no sea el pronosticado o deseable.
1.- Diseñar correctamente tus KPI.
Todo es medible o puede ser medible, por ello tendrás que identificar cuáles son aquellos factores realmente importantes en el día a día.
- Formúlate las preguntas más habituales que te haces todos los días. Si quieres realizar una correcta administración del rendimiento de los factores que identificaste, has de conocer qué quieres saber a cerca de esos factores, ¿dónde están tus necesidades de información?
- No te obsesiones con las métricas, no puedes medirlo absolutamente todo, si no quieres pasarte el día midiendo y monitorizando. Al fin y al cabo, es un modo de reducir la incertidumbre de determinados aspectos y te dará pistas para tu toma de decisiones, pero serás tú el que tendrás que adoparlas.
- Identifica dónde quieres aplicar esta monitorización de información a tiempo real. Estos parámetros que quieres tener vigilados puedes aplicarlos a estrategias, áreas o departamentos dentro de tu empresa ya sean a niveles superiores de dirección o a análisis de consumidores, unidades de negocio, comportamiento de mercado, empleados…
- Determina el nivel de tiempo de medición, dependiendo de aquello que quieras medir lo podrás medir sobre la duración de una jornada laboral, la duración de un proyecto o simplemente sobre cada venta de producto que realices. Aquí tendrás que tener en cuenta que cuanto mayor sea el periodo de tiempo a medir menos información actualizada obtendremos, por otro lado si las acciones a medir recaen en cuestiones con alta rotación de repetición en el tiempo, tendremos una información totalmente real time, pero te pasarás la vida midiendo.
2.- ¿Qué me puede aportar?
– Informes con nivel de comprensión sencillo, que nos ayuden a corregir desviaciones in situ.
– Control y seguimiento sobre cómo de bien o mal estamos trabajando y cómo lo hacen tus empleados.
– Estudiar el comportamiento de tu mercado.
– Combinar y procesar eventos con distinto nivel de complejidad utilizando tecnología CEP
– Cómo respira tu producto.
– Cómo lo hacen tus clientes.
– Detectar cuellos de botella.
– Detectar agujeros de rendimiento.
– Identificar y gestionar situaciones de crisis.
Pero lo mejor que te puede aportar, si has definido bien estos indicadores, es aprender.
Inteligencia operacional = Analizar a tiempo real
Bueno ya sabemos qué queremos medir, ahora hemos de tratar esos datos y cruzar esa información para que nos aporte valor los indicadores diseñados, este es el factor clave de esta inteligencia operacional de la que os hablo.
Como os comentaba el valor que nos aporte, será directamente proporcional a la agilidad que demostremos en el tratamiento y el cruce de esa información. Con la inteligencia operacional podremos detectar, analizar y actuar. A mayor cantidad de información a tratar necesitarás de un tipo de herramienta más compleja que solucione tus necesidades.
Busca aquella herramienta que te permita cruzar distintos flujos de big data y te devuelva la información que necesitas según el diseño de KPI´s que hayas establecido, y recuerda que te ha de aportar el análisis y la toma de decisiones de forma inmediata. Elígela en función de la complejidad y volumen de información que quieras trabajar, desde eventos o procesos independientes a otros con más alta complejidad tipo CEP interrrelacionales entre sí.
En ocasiones con una sencilla tabla excel te bastará, otras necesitarás de herramientas que requieran de un mayor nivel de inversión, todo irá en función de la repercusión que suponga esa información en tus beneficios finales.
Gestión, decisiones y tiempo real, la inteligencia operacional pone a nuestro alcance las herramientas con las que estudiar nuestros procesos y eventos y en definitiva mejorar para seguir batiendo a la competencia y a ti mismo.
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