Guía para optimizar tu productividad diaria

Hoy te propongo una guía para optimizar tu productividad diaria. ¿Cuando termina el día tienes la sensación de haberte dejado muchas cosas en el tintero? Piensas que podías haber aprovechado mejor tu tiempo? La productividad diaria es algo que a muchos nos agobia, tanto en una rutina laboral como personal, esto se ve acentuado si eres una persona que abarca varios proyectos al mismo tiempo.

Un día dispone de 24h y una jornada laboral abarca en torno a las 8-10 horas diarias. ¿Te has parado a pensar qué estamos haciendo con las 14 horas restantes?

Seguramente si reflexionas existen muchas tareas que podrías realizar en esos ratos perdidos que todos tenemos a lo largo del día. Aprovechar los ratos “cautivos” del día es muy fácil de decir y no tan fácil de conseguir, pero como en casi todo en esta vida alcanzarlo es más una cuestión de hábito que de otra cosa.

¿Cuáles son los momentos dónde estás dejando escapar tu productividad?

Antes de desayunar. Siempre dispones de diez minutos antes de desayunar que seguramente los dediques a hacer un repaso mental de aquello a lo que te vas a tener que enfrentar, ¿por qué no le das forma y lo escribes?…nunca lo tuviste tan fácil con las miles de aplicaciones que dispones en tu AppleStore.

Después de comer y antes de ir a trabajar. Si dispones de un trabajo que divide la jornada en mañana y tarde seguramente te queden una hora o dos de la que estoy seguro que no le estás exprimiendo todo el jugo que podrías.

Mientras esperas el autobús camino a la universidad, o tu trabajo.

Después de cenar hasta que te vayas a la cama. En mi caso me quedan habitualmente dos, tres o incluso cuatro horas por delante antes de despedir el día. Si es tu caso, también podrías hacer algo más que esperar a que tu día acabe.

Siento ser escatológico pero el tiempo que pasamos en el servicio es muy productivo, al menos para mí…, ahora con las tabletas, smartphone o tu Kindle puedes hacer algo más que leerte las etiquetas de los envases y aerosoles que encuentras a tu alrededor.

En la cola del banco, organismos públicos, salas de espera de consultas médicas, dentistas…si os dais cuenta la gente ya no es tan impertinente e impaciente como lo era antes de llegar la edad de los dispositivos digitales portátiles.

También en tu trabajo seguramente dispondrás de minutos incluso horas en los que tu ocupación sea menos intensa. Esos minutos también los podrás aprovechar productívamente.

¿Qué puedes hacer en estos instantes?

• Repasar tu correo electrónico.
• Leer tu fuente de información relevante ya sea con tu lector Feedly o la prensa del día.
• Actualizar tus perfiles en redes sociales.
• Repasar tus notas en Evernote o seguir anotando tus ideas en la libreta de posibles proyectos, por muy peregrinas que estas sean. Nunca sabes cuándo te podrán hacer falta y cuando llegue el momento de recurrir a ellas ahí estarán tal cual las concebiste.
• Programar en tu agenda las tareas para mañana.
• Actualizar el diseño de tu blog.
• Monitorizar las métricas de tu web.
• Escribir la próxima entrada de tu blog.
• Coger tu Kindle, portátil o libro que más te guste y destrozarlo antes de acostarte.
• Seguir trabajando en tu libro, proyecto, plan o lo que quiera que sea que andes ocupado.
• Continúa con el minicurso o Mooc online con el que estás. No te hará un experto pero sí que te indicará si  has de gastar más recursos en profundizar en este tema o por el contrario no estás para estas cosas.
• Apaga la tele o enciéndela para ver lo que quieras, lo que realmente te gusta, pero no la pongas para ver lo que echan sin más. Si no encuentras nada apágala y ponte con tu Xbox, tu libro o a enseñar a tu perro a sentarse.
• Continúa con tu curso de inglés o con tu alemán de principiante.

¿Qué herramientas te pueden ayudar?

¿Cómo puedes poner en marcha todo esto?, ¿cómo lo puedes hacer para que comenzar a aplicar tos nuevos hábitos no se convierta en una pesada tarea en sí misma?

Afortunadamente tienes un abanico increíble de herramientas y utilidades que te harán todo esto muy fácil, sólo tienes que elegir aquellas que más se adecúen a tus necesidades y gustos particulares.

En mi caso estas son las herramientas que utilizo frecuentemente para afinar en mi gestión productiva diaria:

EVERNOTE. No voy a andarme con rodeos, para mí es la mejor aplicación y herramienta de productividad que puedes encontrar en internet. Es más, en su versión para smartphone es la mejor aplicación que he conocido por el momento.

Ventajas:  bonita, completísima (existe en versión móvil y versión pc) preciosa interfaz, amplias opciones de edición de texto, (incluso podrías escribir desde tu móvil la próxima entrada de tu blog), versátil, puedes aplicar cualquier método de trabajo que te propongas, útil para uso personal y profesional, dispone de una vastísima cantidad de extensiones que completan sus opciones standard, gran integración para utilizar archivos multimedia, foto, vídeo, audio, texto, capturas instantáneas de pantalla…

Inconvenientes: …los tengo por descubrir.

¿Para qué lo uso yo?: Particularmente no utilizo Evernote para poner en marcha ningún método productivo tipo GTD (aunque podrías hacerlo más abajo tienes un vídeo sobre ello), lo uso más bien para gestión de proyectos y curación de contenido.

¿Cómo? creo una lista con el nombre de mi nuevo proyecto e incluyo una serie de tareas -la herramienta te permite incluir tickers para que vayas marcando aquellos ítems que ya has completado-.

Así en cualquier momento que te invada una nueva idea relacionada con un proyecto sólo tendrás que entrar en esa lista que creaste e añadir esa nueva tarea. Sencillo sí, infalible también.

Si a esto le añades extensiones como Evernote webb clipper, podrás completar esas anotaciones con capturas de pantalla de artículos y demás contenidos que encuentres en la web.

Para que tengas una idea del potencial que tiene esta herramienta a continuación te dejo un práctico tutorial para configurar tu Evernote al método productivo GTD.

1TAP NOTE: una aplicación que de sencilla pasaría por tonta. Si tienes una tarea de vital  importancia que temes que puedas olvidar, ¿qué haces? Seguramente cojas un post-it  anotes en el con letras en rojo y mayúsculas tu tarea y lo pegues en la pantalla de tu ordenador. Pero ¿y si no estás en ese momento delante de tu pc?. Por suerte o por desgracia siempre llevamos el móvil encima, esta aplicación ni más ni menos te crea un post-it en la pantalla de inicio de tu Iphone, así se simple.

BUFFER: una sensacional aplicación que te permitirá automatizar publicaciones, aquí te dejo un extenso tutorial en una de mis entradas anteriores.

HITGTRACK: esta es una herramienta multiplataforma de gestión de productividad, perfecta sobre todo para organizar tareas diarias y calendarios, pruébala, está muy, muy bien, y además tras esta genial aplicación se encuentra la figura de Alberto Pena, todo un experto de gestión de productiva. Disponible también para formatos como IOS.

FEEDLY: mi banco de información por excelencia, gracias a él me mantengo informado de todo aquello que me pueda interesar. Otra aplicación de 10.

TWITTER y MARCADOR DE FAVORITOS, ¿cuantas veces has leído un enlace interesantísimo en tu timeline al que no has podido dedicar el tiempo que te hubiese gustado? Si lo marcas como favorito siempre podrás volver a él para realiza tu particular curación de contenidos.

No nos engañemos, el bloc de notas y boli siempre ha funcionado.

¿Cómo puedes utilizar estas herramientas eficazmente?

Para poner en práctica todo esto siempre es bueno realizar un estudio inicial de tu situación, y en base a esto plantear tu propio método productivo.

Para saber identificar si estamos dedicando más tiempo a aquellas tareas triviales que están robando minutos a las más importantes te propongo el siguiente ejercicio:

1. Coge ese papel y boli.

2. Haz una primera lista de todo aquello que haces al cabo del día (incluye dormir, por supuesto) desde cosas livianas, a otras más importantes, no te dejes nada. Trata de hacer una lista lo más completa posible que refleje con la mayor fidelidad que puedas, cualquier día de tu vida.

3. Elaborada la lista, traza una segunda columna y en ella a cada una de las tareas le vas a asignar el tiempo que te lleva completarla. Sé razonable y sincero contigo mismo, el tiempo que te lleva, no el que te gustaría que te ocupase.

4. En una tercera columna priorizarás esas tareas por orden de importancia, asignándoles un numero, siendo el uno el más importante. Ahora por orden ascendente coloca cada una de esas tareas.

5. Por último, disponte a sumar el tiempo de esas tareas, de tal forma que cuando hayas llegado a la sumatoria de 24h -lo que suponen 1440 minutos-, todas aquellas que hayan quedado fuera deberías plantearte ABANDONARLAS, pues tu día no admite tanta actividad.

Pues ya sabemos cuándo ocupar ese tiempo extra, qué puedes hacer en estos momentos, qué herramientas te ayudarán a conseguirlo y cuáles son esas tareas que has de descartar.

Ahora le toca al cómo hemos de encajar todo esto y lo mejor es que te crees tu propio sistema de productividad, aquel que te resulte más fácil para estandarizar tu trabajo. Yo te propondré dos que funcionan muy bien:

MÉTODO GTD

Es un concepto de organización que queda definido en varias etapas claramente diferenciadas, desde que las ideas se gestan en tu cabeza hasta que son puestas en práctica, con el único objetivo de que terminen haciéndose realidad.

• Recopilar
• Procesar
• Organizar
• Revisar
• Hacer

No te liaré más y lo entenderás mejor con imágenes

http://blog.davidtorne.com/es/guia-get-things-done-es/

MÉTODO AUTOFOCUS

Este otro método consiste básicamente en:

1- Escribir una lista de tareas, esta será la lista abierta.
2- Repasarla y ‘dejarse llevar‘, comienza a realizar las tareas que tu creas que debes de completar antes, ya sea por orden de urgencia o porque así te «lo pide el cuerpo», bajo esta lista traza una línea y bajo ella, ve anotando las nuevas tareas que te vayan surgiendo. Ahora todo lo que quede bajo la linea será tu lista abierta y lo que tengas sobre ella tu lista cerrada.
3- Tacha las tareas que hayas completado o que hayas trabajado tiempo en ellas. Si no has acabado aún alguna tarea, inclúyela en la lista abierta.
4- Vuelve de nuevo a la lista que ya has cerrado y repite el proceso hasta que hayas tachado todas las tareas.
5- Comienza y repite el proceso en tu nueva lista abierta.

Conclusión

Los ratos muertos han de ser gestionados también para que cuando te dispongas a tomarte un tiempo libre realmente lo disfrutes.

Si aún haciendo todo esto no consigues liberar  tu carga diaria o tu sensación de improductividad, entonces quizá tengas que plantearte abandonar más tareas aún de las que te gustaría, ya sean aficiones, proyectos, costumbres, estudios…pues hemos de partir de una premisa que no va a cambiar, el día dispone de 24h, no te empeñes no podrás sacarle ni un solo minuto más.

Reestructura tu ocupación!!!…sé productivo y comparte esta entrada en cuestión de segundos!!