Bien es sabido que las pequeñas y medianas empresas han de incurrir en una serie de gastos que incomprensiblemente no se estudian inicialmente con la atención que requieren. Los gastos por desplazamiento son los que hemos de tener en cuenta a la hora de diseñar un plan de movilidad empresarial para nuestro negocio.
Plan de movilidad empresarial Fuente: lucho_c07
Básicamente estos gastos son los que comúnmente se le han llamado como gastos de viaje y dietas, que consisten en:
- Asignaciones para gastos de locomoción. Referidos a gasto de transporte privado (vehículo de empresa o particular) o uso de servicios de uso público (autobuses, vuelos, metros, taxis…).
- Asignaciones para gastos de manutención y estancia en restaurantes y hoteles destinados a la pernoctación y consumo de alimentos de los empleados por causas inherentes al desarrollo de su actividad en establecimientos de hostelería y a comidas.
Por supuesto no hay que desdeñar cómo tributan estos gastos desde un punto de vista fiscal, síguelos de cerca porque te puede dar algún que otro quebradero de cabeza. Si quieres profundizar en este tema aquí te dejo un enlace interesante y es este otro te explicará en detalle si eres autónomo.
¿Por qué un plan de movilidad empresarial?
Los gastos de viaje de nuestra la red comercial, los desplazamientos a reuniones importantes, atención a reclamaciones de clientes…todo ello puede producirnos en nuestra cuenta de ingresos y gastos a final de año sorpresas desagradables que podíamos haber evitado si hubiésemos anticipado algunos factores básicos a la hora de poner en marcha dichas estrategias.
Tus euros volando por una mala planificación de movilidad geográfica
Todas las empresas con aspiraciones superiores a un ámbito local o regional deben asumir unos gastos de viaje periódicos si quieren alcanzar cotas de crecimiento sostenidas y globales.
“Una conferencia, una reunión, un evento b2b del sector, una charla informal de profesionales, una feria para clientes… muchos pueden ser los motivos que obliguen a uno o más trabajadores a desplazarse en un viaje a lo largo del año”
Es por ello que debemos tener plena previsión sobre lo que estos gastos de viaje suponen para la empresa de forma que podamos anticiparnos a ellos y tratar de minimizarlos, tanto a nivel económico como de eficiencia.
Ni que decir tiene, que debemos evitar de todas las maneras (y más en los tiempos complicados que estamos viviendo) los gastos innecesarios a causa de una mala planificación de la movilidad empresarial y en cualquier caso si no es posible evitarlos sí que se hace necesario ajustarlos de la forma más eficiente a nuestras necesidades.
4 consejos para elaborar un plan de movilidad empresarial
Estos 4 consejos deben ser las 4 preguntas que hemos de plantearnos a la hora de trazar la estrategia:
1. ¿Cuántas personas se desplazan?
En esta primera reflexión debemos cuantificar el número de trabajadores que la empresa requiere para hacer desplazamientos largos o prolongados, pero también aquellos eventuales se han tenerse en cuenta, pues estos son los que como un gotero nos irán creando un agujero económico de forma silenciosa.
Plan de movilidad empresarial Fuente: lillygrau
Cuantos más empleados tengan necesidades anuales de viaje para realizar sus tareas, más sólida y bien definida deberá estar nuestra estructura para evitar ineficiencias y gastos no previstos en el plan.
2. ¿Cuántos departamentos tiene la empresa?
Hay ciertos departamentos cuyas necesidades de desplazamiento son más evidentes. Los puestos administrativos o contables no requieren movilidad alguna en situaciones normales, en cambio directivos de área o el departamento comercial tendrá una partida mayor enfocada a cubrir estos gastos, pues serán más recurrentes en el desarrollo de su actividad diaria.
Todo este organigrama nos servirá para hacernos una idea global de las necesidades anuales de movilidad y podremos desglosar el gasto por departamentos lo que nos ayudará a realizar esta previsión con más atino para años próximos.
3. ¿Dónde deben viajar nuestros empleados?
En gran medida, esta variable vendrá determinada por el ámbito de negocio geográfico de la empresa.
Pensemos en:
- Dónde están situados nuestros los clientes, a los que vendemos actualmente
- Dónde están situados nuestros clientes potenciales tanto reales como futuros
- Dónde están situados nuestros productos o servicios.
Es más, si tenemos previsión de ampliación del rango de actuación de nuestra empresa también deberemos contemplarlo en nuestro plan de movilidad, incluso dotando de cierto margen estos gastos de viaje por el hecho de ser nuevos y, por lo tanto, poco rutinarios.
En la primera toma de contacto con nuevas áreas o clientes es habitual que haya mayor descoordinación entre ambas partes y, por lo tanto, engrosar los gastos de forma poco controlable.
4. ¿Cuántos desplazamientos realizan nuestros trabajadores?
Este es sin duda el apartado más difícil de preveer. Deberemos diferenciar entre los empleados que hacen de los viajes una herramienta esencial de trabajo, de los que generan esta necesidad de una forma más esporádica. Una vez estructurado el esquema inicial de necesidades de desplazamiento, podremos pasar a analizar y cuantificar los gastos de viaje de cada trabajador. De esta forma estableceremos un patrón mensual para cada persona con el que poder hacer una estimación más real de sus gastos reales, actuales y futuros, y analizar así las posibles desviaciones que puedan ir sucediendo.
Cómo es lógico, nuestra planificación no termina aquí, nos queda la que a mi parecer pudiera ser la etapa más importante a medio y largo plazo; analizar y monitorizar en qué medida estamos cumpliendo nuestras previsiones y si fuese preciso revisar todo nuestro plan y corregir aquellos puntos de fuga o puntos débiles.
Conclusión
Si seguimos estas pautas a la hora de plantear el plan de movilidad de nuestros empleados estaremos ganando en eficiencia y orden, generando así una metodología que se adaptará mejor a nuestro ritmo empresarial y acabará por reducir los costes asociados.
¿Y tú, cómo planificas esta partida en tu empresa?, cuéntanoslo y tuitea, pincha en me gusta o dale al +1.
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