Existen muchos y variados métodos de organización y gestión del trabajo o proyectos particulares. Algunos de los más conocidos podrían ser el método GTD o el diagrama de Gantt. Ahora bien, ambos comparten algunos rasgos diferenciales que los unen a través de la Teoría de la Descomposición del Trabajo.
Si bien en el GTD no descomponemos en unidades pequeñas y diferenciadas el trabajo, sí que pasamos a llamar “proyecto” a toda actividad que necesite de varios pasos. Algo que no se pueda resolver del tirón pasará a la carpeta de proyectos. Yo lo veo más enfocado para proyectos personales en los que este deba dividirse en varias tareas. Su enfoque principal es subdividir un trabajo en diversas tareas y se basa fundamentalmente en cuatro pasos muy diferenciados:
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Recopilar: Reúne todas tus tareas, de diversas fuentes incluso, e-mail, agenda, notas personales o aquello que vaya surgiendo, ha de ser como una especie de cajón desastre, lo más parecido a tu bandeja de entrada de correo electrónico.
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Procesar: llega el momento de ir realizando tu mapa y de tratar esa información, pero respetando una regla de oro; si la tarea me llevará realizarla menos de 5 min. hazla, si no es así, clasifica.
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Organizar: llegados a este punto vamos a ordenar la información y a priorizarla, si es algo que puedo ponerme a ello en el día lo mandamos a una carpeta de “Siguiente”, si es algo que no es tan urgente o que depende de otros “próximo” y si se trata de tareas que tienes que hacer, pero no requiere de una fecha concreta, “algún día”. Esto es un ejemplo, aquí entra en juego tus necesidades así que este es un campo totalmente abierto a tu organización.
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Revisar: en esto deberemos de trabajar constantemente, pues aquella tarea que clasificaste como próximo siempre puede pasar a siguiente o a cualquier otro estado.
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Hacer: si no lo haces, tu lista de tareas será interminable y pronto abandonarás este método.
Desde un punto de vista de equipos de trabajo, de forma indirecta, esta sería una forma de descomponerlo, interiorizando así aquellos procesos que requieren de una partición de responsabilidades, personas involucradas, herramientas necesarias o demás variantes que puedan afectar.
Sin embargo si analizamos el Diagrama de Gantt desde la óptica de la descomposición del trabajo, veremos que tiene mayor concordancia y más sentido, ya que de hecho la descomposición del trabajo es la base de este modelo de gestión de proyectos.
Con el Diagrama de Gantt segmentamos en pequeños y controlados procesos todos los apartados de un proyecto, donde identificar rápidamente:
- Persona o departamentos responsables.
- Personal integrante involucrado.
- Recursos necesarios.
- Tiempos de entrega de proveedores y cualquier detalle, empresa o persona necesaria en algún punto de la cadena de tareas.
¿Para qué sirve la descomposición del trabajo en Diagrama de Gant?
Me centraré principalmente en el uso a nivel profesional, aunque como ya te anticipé lo podrás emplear también a tus proyectos personales, sobre todo cuando se ven involucradas varias personas y necesites coordinarlas. Lejos de ser un ejercicio que complique el proyecto en tu empresa, un Diagrama de Gantt es de mucha utilidad para:
- Poner de relieve el peso de cierto personal.
- Retrasos de un proveedor o equipo de trabajo.
- El día a día de un departamento.
- Control en cualquier momento de tareas asignadas.
- Visualizar ágilmente en qué punto del proyecto se encuentra la empresa.
- Si se están cumpliendo con las previsiones.
- La carga laboral de forma individualizada o departamentalizada.
- Obtener información cualitativa sobre cada escalón del proyecto.
- etc.
De este modo, segmentando el trabajo global en pequeñas tareas se pueden cuantificar mucho mejor los recursos necesarios a nivel monetario o laboral, identificar puntos de fuga o ineficiencias recurrentes, así como optimizar los tiempos de entrega en base a pequeños procesos más manejables. Siguiendo un Diagrama de Gantt se puede mejorar la productividad de toda una empresa, de un departamento o de ciertos empleados sobre una base cuantificables. Es por tanto, una herramienta excelente para la detección de desviaciones frente a los objetivos marcados, ya sea desde las exigencias del propio cliente o desde la estimación de ventas o producción.
Si te manejas bien en excel aquí te dejo un tutorial muy potente con el que podrás hacer virguerías como esta
Qué ventajas me aporta un diagrama de Gantt?
- Visualmente rápido de entender y asimilar.
- Bonito.
- Ágil.
- Control absoluto del proyecto.
- Revisable.
- Medible, cuantitativa y cualitativamente.
- Identificas en cualquier momento en que situación te encuentras y cuán lejos estás de la meta.
- Colaborativo por parte de todo los integrantes.
Si queréis más información sobre cómo diseñar y aplicar un Diagrama de Gantt, os dejo una guía gratuita para que podáis empezar a aplicarlo desde hoy mismo en vuestra empresa o a título particular.
Pero ojo, cuidado porque te puedes convertir en víctima de la herramienta si te pasas en su complejidad, el control del propio diagrama te producirá estrés y no te dejará avanzar, convirtiendo una herramienta útil a otra totalmente ineficaz.
Conclusión
Las aplicaciones del Diagrama de Gantt son muchas a nivel de eficiencia y valor añadido en una empresa, tan solo hace falta cuantificar de forma adecuada cada proceso y romper en tantas tareas como haya cualquier proyecto importante para tu empresa, además te permite mantener un control total en cada momento, pues se trata de un método del todo revisable.
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